Les Zanimaux ou comment démarrer votre atelier dans un zoo !

Quand je démarre un atelier, j’aime bien que l’exercice (appelez-le brise-glace si vous voulez, je reviendrai dessus dans un autre article) initial soit ludique et agréable mais qu’il mette aussi les participants dans le thème qui va être traité ou au moins un de ses aspects.

D’où ca sort ?

Les Zanimaux a été conçu pour lancer un atelier dans lequel différentes directions devaient se mettre d’accord sur un mode de fonctionnement dont la construction nécessitait la collaboration de tous. L’enjeu était d’éviter que chacun pense qu’il détenait la vérité et qu’il pourrait s’en sortir sans les autres.

Comment ca fonctionne ?

Pour apporter cette compréhension aux participants, l’exercice débute en présentant le zoo, c’est à dire des images d’animaux numérotés de 1 à 24 (pas n’importe lesquelles, elles sont choisies dans un but précis)

Ensuite, chaque participant doit « piocher » une carte bleue sur le site suivant : http://animaux.ludik.ovh/cartes1. Pour piocher, il suffit de cliquer sur une des lettres, peu importe laquelle.

Demandez ensuite à chacun de « Trouver le bon animal ». Chaque carte contient une description succincte d’un animal en trois éléments. A priori, ce ne sera pas le même animal pour tous, ça dépend de leur choix de carte. Mais l’ambiguité de l’instruction est volontaire pour que chacun imagine qu’il doit trouver seul un animal.

Quand vous avez pioché une carte, il n’est pas possible d’en piocher une autre, même en rechargeant la page :-). Ceci dit, j’ai installé un petit truc pour pouvoir repiocher, mais ca ne doit pas être fourni aux participants, c’est seulement si vous en avez besoin pour lire les cartes http://animaux.ludik.ovh/reinit.

Ensuite, donnez la même instruction que précédemment – « Trouvez le bon animal ! » – mais en leur demandant de piocher une carte orange sur cette page : http://animaux.ludik.ovh/cartes2. Cette fois-ci, chaque carte ne contient qu’une seule information (il y a 6 paires de cartes, chaque paire de cartes contient la même information) et les participants doivent s’organiser pour trouver un seul animal, mais surtout ne leur dites pas ! Dans un premier temps, ils peuvent croire qu’ils doivent à nouveau trouver seul un animal.

En quelques minutes en général, ils auront collectivement trouvé le bon animal (avec ces informations : je suis gris, je vis dans la savane, j’ai des dents pointues, je suis fort, j’ai de grandes oreilles).

En ce qui concerne les règles, il n’y a aucune interdiction, ils font ce qu’ils veulent ! Donnez le minimum d’instructions et répondez aux questions quand elles sont posées, mais n’anticipez pas !

L’exercice peut aussi fonctionner sur place, en affichant les animaux au mur, et avec de vraies cartes ou en utilisant des QR Codes et les smartphones. La proximité va simplifier le partage d’informations, donc ce sera moins efficace qu’à distance, probablement.

Si vous voulez jouer en anglais, utilisez pour la première étape le lien suivant : http://animaux.ludik.ovh/cards1. Et http://animaux.ludik.ovh/cards2 pour le deuxième lien.

Morale de l’histoire ?

Il y a un petit enjeu d’auto-organisation, surtout à distance, qui est assez amusant !

La morale principale est que personne ne détient toute la vérité mais seulement une partie et qu’il faut collaborer pour réussir. Ca parait évident mais il faut régulièrement le rappeler dans les structures élaborées qui fabriquent des produits complexes utilisant de très nombreuses compétences !

Les gommettes silencieuses

Dans la série des « brise-glace » ou mises en jambes, il y en a un que j’utilise souvent : les gommettes silencieuses !

Il possède quatre qualités majeures. Il est très simple, créé un moment de calme au milieu d’un atelier ou séminaire, permet de constituer des équipes si on a besoin et, pour les agilistes notamment, met en valeur un principe d’auto-organisation. Nous y reviendrons.

Voilà déjà comment il se passe.

Munissez-vous de gommettes de couleurs différentes, une pour chaque participant. Si vous cherchez à constituer des équipes, il vous faudra autant de couleurs que d’équipes souhaitées. Vous pouvez aussi jouer sur la forme des gommettes.

Faites mettre les participants en cercle (ou à peu près), chacun étant tourné vers l’extérieur, et demandez-leur de fermer les yeux (ce n’est pas totalement indispensable, mais ça créé un petit effet et ça permet qu’ils ne voient pas la couleur des gommettes).

Collez sur le front de chacun une gommette en variant les couleurs selon un ordre aléatoire (vous verrez pourquoi).

Une fois que vous avez collé toutes les gommettes, demandez-leur d’ouvrir les yeux et de retrouver ceux qui ont la même couleur de gommettes qu’eux, sans parler ni faire de grognements ou de bruits. Ils peuvent bien sûr se déplacer et faire ce qu’ils veulent, tout sauf parler ou faire du bruit ! (C’est aussi pour ca qu’il faut coller les couleurs de manière aléatoire car certains esprits vifs identifient le cycle avec lequel vous avez collé les gommettes et devinent d’un coup d’oeil qui est avec qui!)

En quelques minutes, les groupes se sont retrouvés et vous pouvez passer à la suite ou débriefer un peu.

Le principe d’auto-organisation qui est mis en valeur concerne le « servant leadership », terme à la mode et qui ne me plait qu’à moitié. Je le remplacerai simplement par le sens du service et je l’illustrerai avec cette citation de Saint-Louis : « Détenir le pouvoir, c’est d’abord servir » que certains ont adapté au management : « Manager, c’est servir ». C’est vrai mais c’est réducteur, car ce n’est pas réservé au management !

Bref, vous observez que pour reconstituer les groupes et que deux personnes se « retrouvent », il faut qu’un troisième leur indique qu’ils ont la même gommette. Ce troisième le fait de manière désintéressée, oubliant un moment sa propre préoccupation de retrouver ses propres « camarades » de groupe. Selon l’état d’esprit des participants, dont certains seront un peu sidérés et se demanderont comment faire, une partie des participants va se mettre au service des autres et refaire les groupes.

Remarquez que s’il y a trop de gens au service des autres, ça devient difficile de former les groupes. Il faut aussi savoir parfois suivre le mouvement et ne pas guider les autres car s’il y a trop de guides, on ne sait plus où on va.

Parfois, l’un de ceux qui a aidé se retrouve seul au milieu des autres alors que tout le monde a trouvé son groupe et il faut quelques secondes pour qu’il soit guidé vers son équipe.

Il doit être possible d’en tirer de nombreuses morales, mais celle-ci me convient ! Si vous en trouvez d’autres, commentez cet article !

Je précise que l’exercice n’est pas de moi. Je l’ai découvert au cours d’une formation appelée « LeaderShift », mais je ne me souviens plus de la société qui organisait les sessions :-(.

Atelier Rugby

[Fort accent du sud-ouest] Bonjour, moi c’est Jean-Pierre, dit « Pépé ». Je vais vous expliquer l’atelier Rugby que j’ai construit et facilité avec Thierry pour une équipe de développeurs.

Objectif

L’atelier a été construit pour une équipe/communauté (appelée chapitre dans leur DSI) de développeurs. Le responsable de ce chapitre voulait à la fois créer une cohésion d’équipe (qui venait de se créer) et lancer les premières actions de la communauté. Chaque membre de ce chapitre étant affecté à une équipe produit et disposant de quelques heures à consacrer à des activités communautaires.

L’idée du rugby convenait au côté équipe incluant le capitaine (le responsable du chapitre), contenait un esprit collectif de bon aloi et me permettait de retravailler un atelier rugby, construit quelques mois auparavant et qui s’était révélé très perfectible.

L’atelier a été découpé en deux parties : la première avec les membres internes du chapitre (une dizaine de personnes) puis une deuxième partie avec les membres externes (prestataires) du chapitre. Ces deux parties ont eu lieu à une semaine d’intervalle.

Matériel

Les ballons

Les ballons sont le support de base de l’atelier. Ils sont fabriqués avec cette image de PixelMeetup : (https://www.flaticon.com/free-icon/rugby_902998)

Mettez en deux par feuille A4 puis imprimez et découpez (Il y a un peu de travail, si vous avez des enfants en maternelle ou en primaire, exploitez-les sans état d’âme !). Evidemment, c’est le dos du ballon qu’on utilise. Vous pouvez bien sûr utiliser ce que vous voulez comme ballon et comme format, il faut juste faire attention entre la taille du terrain et celle du ballon, sinon, les ballons débordent !

Pour écrire

Je me suis équipé d’une batterie de feutres Neuland pour pouvoir varier les couleurs et que les mots soient lisibles sur un ballon.

Les feuilles de passe

Pour la deuxième étape, il faut des feuilles de passe selon le modèle ci-dessous :

On colle le ballon (avec du scotch ou des gommettes ou de la patafix, bien entendu, c’est vous qui voyez!) en haut. La partie « détails » sert pour l’étape « Passe à trois » et la partie « Essai » en bas pour les parties « Essais » et « Transformation »

Le terrain

C’est le point crucial, car ce sera le support du livrable final (chose fondamentale que j’ai retenue de ma formation à la facilitation – merci Jean-Philippe Poupart @ FormaPart – le livrable final de l’atelier doit être directement exploitable sans nécessiter de reprise de la part du facilitateur, du commanditaire ou d’un participant).

Il ressemble à ca :

Il s’agit d’un demi-terrain, avec en bas, la ligne médiane, au dessus, la ligne des 22 mètres qui coupe en 2 le dessin à peu près. Puis en haut, la ligne d’en-but et les poteaux.

J’ai utilisé 4 grands post-it (63cm*76cm) pour en former un géant. Le tout était posé sur un tableau équipé d’aimants. Cela s’est avéré très pratique pour poser facilement les ballons et feuilles de passe sur le terrain. Sinon, bien sûr, avec du scotch tout est possible :-).

Etapes

La mêlée

C’est une étape classique de créativité où chacun écrit sur les ballons toutes les idées (une idée par ballon en très peu de mots) qui lui passe par la tête et les positionne dans le terrain de mêlée (entre la ligne médiane et la ligne des 22 mètres) en expliquant à haute voix aux autres ce qu’il vient d’écrire.

Les passes à trois

Cette deuxième étape consiste à regrouper les participants par 3 (ou 2 si nombre indivisible par 3). Surtout pas plus sinon, ca ralentira le rythme. Chaque équipe prend un ballon et une feuille de passe, colle le ballon en haut, et le « travaille », c’est à dire étudie l’idée et tente de la détailler dans la partie « Détails ». Chaque équipe peut dans le temps imparti « travailler » autant de ballon qu’elle le souhaite, mais un seul à la fois.

Une fois la feuille remplie, elle est déposée sur le terrain dans la partie « Passe à trois » dans les 22 mètres (entre la ligne des 22 mètres et la ligne d’en-but).

Les essais

Une fois le temps des essais venu, les feuilles de passe sont lues par tous puis prises les unes après les autres pour savoir qui veut marquer l' »essai ». L’enjeu est qu’un maximum de feuilles soient choisies. Celui qui marque l’essai écrit son nom dans la partie « Essai » de la feuille. Les feuilles avec « essai » étaient ensuite remontées en haut du terrain au-dessus de la ligne d’en-but.

C’est à cette étape que s’arrête la première partie de l’atelier. La deuxième partie a été faite en plus grand groupe : on passe de 10 à 40 personnes environ.

La transformation

Cette étape avait été précédée d’un IceBreaker et d’une version simplifiée du jeu Birde-Birdie qui avait permis de faire connaissance et de créer un état d’esprit détendu et ludique.

Pour cette étape, on s’est librement inspiré du World Café en créant un stand pour chaque membre du groupe de la première partie qui avait choisi des feuilles de passe (donc marqué des « essais »); ces participants devenant de fait des hôtes « engagés » de leur stand. Les feuilles non choisies ont été mises en trois groupes, les participants de la première partie n’ayant pas marqué d' »essai » devenant des hôtes « neutres » chargés d’expliquer les feuilles de passe de leur stand.

Les nouveaux participants étaient invités à faire le tour des différents stands avec un rythme le plus régulier possible afin d’avoir vu tous les stand en 30 à 40 minutes.

L’objectif de cette étape était pour les hôtes « engagés » de monter une équipe pour travailler le sujet choisi à plusieurs et pour les hôtes « neutres » de trouver qui voulait éventuellement marquer l’essai en s’inscrivant sur la feuille, constituant de fait une équipe de travail sur le sujet.

Une fois les feuilles complétées, chaque équipe devait ensuite choisir une date et heure de premier RDV pour commencer à travailler le sujet choisi. Cette date était reportée sur la feuille.

Bien sûr, si un nouveau participant le souhaitait, il pouvait ajouter un ballon et une feuille de passe et s’improviser hôte « engagé » pour monter une équipe de travail. Ou simplement marquer un « essai » en prenant une feuille de passe existante et aussi devenir hôte « engagé ».

Ainsi, après cette étape, le terrain se trouve complété des feuilles de passe avec les noms des équipiers et la date de leur 1er RDV. Ce qui permettra par la suite un suivi visuel de l’avancement, les éléments existants sur le terrain pouvant ensuite être utilisés dans les mêmes modalités que l’atelier en version simplifiée.

Découpage et durée

La première partie de l’atelier (donc avec un groupe d’une dizaine de personnes) avait ce déroulé pour une durée de 2h construits comme un match, l’échauffement étant un icebreaker :

Oui, il manque 5 minutes, c’est pour absorber les aléas et ralentissements.

La deuxième partie avec le World Café (et 40 personnes en plus) a durée 1 heure, le temps d’expliquer le fonctionnement à tous et bien faire tourner tout le monde sur les stands.

Photos

Voici quelques photos de l’atelier.

Au démarrage
 
Après une mêlée, les passes à trois sont en cours Après deux mêlées et deux passes à trois
Les essais sont marqués Essais transformés

Bonus

Cet atelier a été reproduit en version simplifiée pour le présenter à une rencontre de facilitateurs inter-entreprises chez Décathlon (merci à tous les participants).

[Fin du fort accent du sud-ouest]

Conclusion

La plupart des ateliers de facilitation que j’avais construit jusqu’à maintenant cherchait après une étape de divergence à converger vers une idée et à la travailler. Or, dans cet atelier, la convergence réside non pas dans les idées, mais dans les participants qui doivent s’impliquer sur les sujets/activités pour marquer des « essais » et les transformer.

Il faut donc bien prendre l’atelier comme un exemple et pas nécessairement le reproduire à l’identique. Mais comme visiblement il peut inspirer d’autres constructions d’ateliers, je suis heureux d’avoir pu le partager.

Petit détail : l’animation a été faite en prenant l’accent du sud-ouest pendant toute la durée de l’atelier. Pour une fois que je tombais sur une équipe qui ne me connaissait pas, j’en ai profité. Evidemment, cela aide un peu à mettre dans l’ambiance. Un peu de décoration rugby peut aussi être de bon aloi !

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