Facilitation

Voici un petit exercice pour démarrer un atelier : le Brin d’ADN. Non, ce n’est pas un brise-glace, il n’y a rien à casser.

Il a été essayé pour la première fois début juin par une équipe d’une dizaine de personnes de la Software République, ce qui m’a permis de l’ajuster.

Nous l’utilisons en ce moment avec mon collègue Olivier à grande échelle pour une série de 50 ateliers dans notre direction. Les 10 premières sessions avec des équipes de 10 à 15 personnes ont démontré que ca fonctionnait !

Enfin, grâce à une rencontre de facilitateurs chez Formapart le 15 juin dernier, nous avons pu l’essayer avec une trentaine de personnes, pour voir ce que ca donne avec un grand groupe !

Comment ca marche ?

Il vous faut préparer des petites cartes (format A7, type carte de visite) sur lesquelles vous écrivez un morceau de la chanson « J’suis pas bien portant » de Gaston Ouvrard en « cassant les rimes ».

Première carte :
« J´ai le foie »

Deuxième carte :
« Qu´est pas droit
 J´ai le ventre »

Troisième carte :
« Qui se rentre
J´ai l´pylore »

etc… en utilisant toute la chanson si vous voulez !

Voici 4 planches A4 à imprimer pour avoir 32 cartes (sur du carton de couleur, c’est plus agréable !)

Evitez de commencer par « J’ai la rate… », cette rime est trop connue et indique plus rapidement quelle est la chanson.

Fabriquez autant de cartes que vous voulez en veillant à bien respecter un enchainement des rimes entre les cartes. A priori, avec une trentaine de personnes, ca commence à devenir un peu infernal, donc je recommande de ne pas dépasser ce nombre de participants (maximum 35 pour que ca reste faisable en un temps assez court).

Une fois que vous avez vos cartes, prélevez le nombre nécessaire selon les participants en gardant l’ordre de la chanson, puis mélangez-les avant de les distribuer, une par personne.

Le discours que vous pouvez avoir : « J’avais préparé un exercice, mais les cartes se sont mélangées dans mon sac, est-ce que vous pouvez les remettre dans l’ordre ? » ou en version moins claire : « j’ai trouvé ces cartes dans mon grenier, elles semblent avoir un sens, mais je ne sais pas lequel, vous pouvez m’aider ? » ou autre instruction encore plus absconse.

Il y a deux règles à bien faire appliquer : chacun doit garder sa carte et il est interdit d’utiliser son smartphone. Tout le reste est autorisé .

Et qu’est-ce qui s’passe alors ?

Une fois lancés, les participants peuvent s’organiser comme ils veulent. A priori, soit ils discutent tous ensemble (quand ils sont moins de 10), soit ils se scindent en petits groupes, pour finir par se rassemblent assez rapidement mais seulement dans le cas où ils sont moins d’une quinzaine !

En revanche, au-delà d’une vingtaine de participants, on observe une difficulté pour reformer toute la chanson. Dans un premier temps, tout le monde essaye de parler et trouver le sens des paroles. Certains ont compris et tentent de se faire entendre, ce qui n’est pas facile. D’autres forment des petits groupes pour essayer de comprendre à petite échelle ce qu’il y a sur les cartes. Après une période de chaos initial, ces petits groupes réussissent à créer un « brin » à 5 ou 6 et essayent ensuite de trouver avec qui se raccrocher.

La difficulté pour assembler ces brins est qu’il y a encore des « trous » dans la logique des cartes car certains sont un peu perdus et errent de groupe en groupe en essayant de trouver leur place. Par ailleurs, les groupes qui forment un « brin » essayent de se connecter aux autres en restant alignés, ce qui n’est pas simple car il faut déplacer plusieurs personnes de concert ! Et tout le monde n’est pas nécessairement très discipliné.

Bref, ca finit par fonctionner plus ou moins rapidement selon le nombre : quelques minutes en dessous de 15 personnes, et jusqu’à une vingtaine de minutes pour un groupe de 30.

Au-delà de l’aspect ludique et collectif, on peut constater qu’il est assez facile de s’auto-organiser à une douzaine, mais que ca devient plus difficile à 30 (ce n’est pas nouveau mais c’est l’occasion de le mettre en valeur !). En effet, dans ce cas, de petits groupes se forment assez facilement, mais la coordination de ces petits groupes est délicate : soit tout le monde veut coordonner, soit personne ne veut le faire. Trouver le bon rythme de travail en groupe et un moment pour se synchroniser entre groupes relève du défi alpin !

Evidemment, le groupe va reconstituer le brin complet, mais il y a plusieurs périodes de chaos qui feront facilement dire à certains : « c’est le bazar, c’est trop long, il faut un manager ou un responsable pour organiser ca … ».

Erreur fatale !
Je ne l’ai pas essayé sur cet exercice, mais vous pouvez utiliser le jeu du « noeud humain » pour le faire constater : avec un organisateur nommé qui est le seul à décider de qui fait quoi, on va moins vite et ca déresponsabilise tout le monde. Certes, il n’y a pas visiblement de chaos, mais il y a peu d’engagement et d’apprentissage de la collaboration ! Et on arrive moins vite au résultat.

Voilà ! A bientôt pour de nouvelles aventures…

[Fort accent du sud-ouest] Bonjour, moi c’est Jean-Pierre, dit « Pépé ». Je vais vous expliquer l’atelier Rugby que j’ai construit et facilité avec Thierry pour une équipe de développeurs.

Objectif

L’atelier a été construit pour une équipe/communauté (appelée chapitre dans leur DSI) de développeurs. Le responsable de ce chapitre voulait à la fois créer une cohésion d’équipe (qui venait de se créer) et lancer les premières actions de la communauté. Chaque membre de ce chapitre étant affecté à une équipe produit et disposant de quelques heures à consacrer à des activités communautaires.

L’idée du rugby convenait au côté équipe incluant le capitaine (le responsable du chapitre), contenait un esprit collectif de bon aloi et me permettait de retravailler un atelier rugby, construit quelques mois auparavant et qui s’était révélé très perfectible.

L’atelier a été découpé en deux parties : la première avec les membres internes du chapitre (une dizaine de personnes) puis une deuxième partie avec les membres externes (prestataires) du chapitre. Ces deux parties ont eu lieu à une semaine d’intervalle.

Matériel

Les ballons

Les ballons sont le support de base de l’atelier. Ils sont fabriqués avec cette image de PixelMeetup : (https://www.flaticon.com/free-icon/rugby_902998)

Mettez en deux par feuille A4 puis imprimez et découpez (Il y a un peu de travail, si vous avez des enfants en maternelle ou en primaire, exploitez-les sans état d’âme !). Evidemment, c’est le dos du ballon qu’on utilise. Vous pouvez bien sûr utiliser ce que vous voulez comme ballon et comme format, il faut juste faire attention entre la taille du terrain et celle du ballon, sinon, les ballons débordent !

Pour écrire

Je me suis équipé d’une batterie de feutres Neuland pour pouvoir varier les couleurs et que les mots soient lisibles sur un ballon.

Les feuilles de passe

Pour la deuxième étape, il faut des feuilles de passe selon le modèle ci-dessous :

On colle le ballon (avec du scotch ou des gommettes ou de la patafix, bien entendu, c’est vous qui voyez!) en haut. La partie « détails » sert pour l’étape « Passe à trois » et la partie « Essai » en bas pour les parties « Essais » et « Transformation »

Le terrain

C’est le point crucial, car ce sera le support du livrable final (chose fondamentale que j’ai retenue de ma formation à la facilitation – merci Jean-Philippe Poupart @ FormaPart – le livrable final de l’atelier doit être directement exploitable sans nécessiter de reprise de la part du facilitateur, du commanditaire ou d’un participant).

Il ressemble à ca :

Il s’agit d’un demi-terrain, avec en bas, la ligne médiane, au dessus, la ligne des 22 mètres qui coupe en 2 le dessin à peu près. Puis en haut, la ligne d’en-but et les poteaux.

J’ai utilisé 4 grands post-it (63cm*76cm) pour en former un géant. Le tout était posé sur un tableau équipé d’aimants. Cela s’est avéré très pratique pour poser facilement les ballons et feuilles de passe sur le terrain. Sinon, bien sûr, avec du scotch tout est possible :-).

Etapes

La mêlée

C’est une étape classique de créativité où chacun écrit sur les ballons toutes les idées (une idée par ballon en très peu de mots) qui lui passe par la tête et les positionne dans le terrain de mêlée (entre la ligne médiane et la ligne des 22 mètres) en expliquant à haute voix aux autres ce qu’il vient d’écrire.

Les passes à trois

Cette deuxième étape consiste à regrouper les participants par 3 (ou 2 si nombre indivisible par 3). Surtout pas plus sinon, ca ralentira le rythme. Chaque équipe prend un ballon et une feuille de passe, colle le ballon en haut, et le « travaille », c’est à dire étudie l’idée et tente de la détailler dans la partie « Détails ». Chaque équipe peut dans le temps imparti « travailler » autant de ballon qu’elle le souhaite, mais un seul à la fois.

Une fois la feuille remplie, elle est déposée sur le terrain dans la partie « Passe à trois » dans les 22 mètres (entre la ligne des 22 mètres et la ligne d’en-but).

Les essais

Une fois le temps des essais venu, les feuilles de passe sont lues par tous puis prises les unes après les autres pour savoir qui veut marquer l' »essai ». L’enjeu est qu’un maximum de feuilles soient choisies. Celui qui marque l’essai écrit son nom dans la partie « Essai » de la feuille. Les feuilles avec « essai » étaient ensuite remontées en haut du terrain au-dessus de la ligne d’en-but.

C’est à cette étape que s’arrête la première partie de l’atelier. La deuxième partie a été faite en plus grand groupe : on passe de 10 à 40 personnes environ.

La transformation

Cette étape avait été précédée d’un IceBreaker et d’une version simplifiée du jeu Birde-Birdie qui avait permis de faire connaissance et de créer un état d’esprit détendu et ludique.

Pour cette étape, on s’est librement inspiré du World Café en créant un stand pour chaque membre du groupe de la première partie qui avait choisi des feuilles de passe (donc marqué des « essais »); ces participants devenant de fait des hôtes « engagés » de leur stand. Les feuilles non choisies ont été mises en trois groupes, les participants de la première partie n’ayant pas marqué d' »essai » devenant des hôtes « neutres » chargés d’expliquer les feuilles de passe de leur stand.

Les nouveaux participants étaient invités à faire le tour des différents stands avec un rythme le plus régulier possible afin d’avoir vu tous les stand en 30 à 40 minutes.

L’objectif de cette étape était pour les hôtes « engagés » de monter une équipe pour travailler le sujet choisi à plusieurs et pour les hôtes « neutres » de trouver qui voulait éventuellement marquer l’essai en s’inscrivant sur la feuille, constituant de fait une équipe de travail sur le sujet.

Une fois les feuilles complétées, chaque équipe devait ensuite choisir une date et heure de premier RDV pour commencer à travailler le sujet choisi. Cette date était reportée sur la feuille.

Bien sûr, si un nouveau participant le souhaitait, il pouvait ajouter un ballon et une feuille de passe et s’improviser hôte « engagé » pour monter une équipe de travail. Ou simplement marquer un « essai » en prenant une feuille de passe existante et aussi devenir hôte « engagé ».

Ainsi, après cette étape, le terrain se trouve complété des feuilles de passe avec les noms des équipiers et la date de leur 1er RDV. Ce qui permettra par la suite un suivi visuel de l’avancement, les éléments existants sur le terrain pouvant ensuite être utilisés dans les mêmes modalités que l’atelier en version simplifiée.

Découpage et durée

La première partie de l’atelier (donc avec un groupe d’une dizaine de personnes) avait ce déroulé pour une durée de 2h construits comme un match, l’échauffement étant un icebreaker :

Oui, il manque 5 minutes, c’est pour absorber les aléas et ralentissements.

La deuxième partie avec le World Café (et 40 personnes en plus) a durée 1 heure, le temps d’expliquer le fonctionnement à tous et bien faire tourner tout le monde sur les stands.

Photos

Voici quelques photos de l’atelier.

Au démarrage
Après une mêlée, les passes à trois sont en cours	Après deux mêlées et deux passes à trois
Les essais sont marqués	Essais transformés

Bonus

Cet atelier a été reproduit en version simplifiée pour le présenter à une rencontre de facilitateurs inter-entreprises chez Décathlon (merci à tous les participants).

[Fin du fort accent du sud-ouest]

Conclusion

La plupart des ateliers de facilitation que j’avais construit jusqu’à maintenant cherchait après une étape de divergence à converger vers une idée et à la travailler. Or, dans cet atelier, la convergence réside non pas dans les idées, mais dans les participants qui doivent s’impliquer sur les sujets/activités pour marquer des « essais » et les transformer.

Il faut donc bien prendre l’atelier comme un exemple et pas nécessairement le reproduire à l’identique. Mais comme visiblement il peut inspirer d’autres constructions d’ateliers, je suis heureux d’avoir pu le partager.

Petit détail : l’animation a été faite en prenant l’accent du sud-ouest pendant toute la durée de l’atelier. Pour une fois que je tombais sur une équipe qui ne me connaissait pas, j’en ai profité. Evidemment, cela aide un peu à mettre dans l’ambiance. Un peu de décoration rugby peut aussi être de bon aloi !

N’hésitez pas à commenter si vous avez des questions ou à utiliser le formulaire de contact du site pour avoir plus d’infos.